Prowadzenie księgowości to obowiązek każdej zarejestrowanej organizacji pozarządowej, w tym także fundacji. Rozpoczęcie działalności organizacji należy zgłosić do urzędu skarbowego, a wszelkie jej operacje finansowe powinny być ewidencjonowane w księgach. Obostrzenia te określa ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku.
Księgowość powinna rejestrować wszelkie zmiany w majątku organizacji. W zależności od wielkości i formy działalności fundacji może ona prowadzić różne rodzaje księgowości. Do prowadzenia księgowości pełnej zobligowane są fundacje, które funkcjonują w oparciu o działalność gospodarczą. W tym wypadku należy prowadzić księgi rachunkowe, w których notowane są transakcje gotówkowe i bezgotówkowe. Jeśli zaś organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, może rejestrować finanse przy pomocy księgowości uproszczonej lub uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.
Ważna rola księgowości w prowadzeniu fundacji
Księgowość stanowi dla organizacji pozarządowych nie tylko wymóg urzędu skarbowego. Księgi rachunkowe prowadzi się w oparciu o „politykę rachunkowości”, w ramach której opracuje się szereg zasad finansowych – warunki sporządzania ksiąg czy też plan kont i, co ważne, jest to czynnik, który w znacznym stopniu wpływa na wynik finansowy danej fundacji. Dobra organizacja ewidencji usprawnia rozliczanie się z otrzymywanych dotacji, a ponadto klarowne i dokładne prowadzenie ksiąg finansowych może stanowić rekomendację fundacji oraz nie poddaje wątpliwości prawidłowości dokonywanych przez nią operacji. To właśnie księgowość pokazuje przejrzysty obraz działalności i finansów organizacji, umożliwia wygodne uzyskanie poszczególnych informacji dotyczących działalności, usprawnia pracę i umożliwia dokonanie oceny jej rentowności.
Sprawozdanie finansowe
Fundacje zobowiązane są do corocznego składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego. Jest to dokument zawierający bilans, rachunek wyników oraz informację dodatkową. W przypadku gdy dana organizacja prowadzi działalność gospodarczą, musi złożyć sprawozdanie również do KRS. Należy zaznaczyć, że fundacje to organizacje o specyficznym charakterze, realizujące zróżnicowane operacje finansowe (m.in. zawieranie umów darowizn, sponsorowanie projektów, działalność odpłatna) oraz korzystające z różnych form finansowania (m.in. składki, darowizny czy dotacje). Z tego względu prowadzenie księgowości fundacji często jest procesem wymagającym odpowiednich kwalifikacji. Warto również zwrócić uwagę, że księgi rachunkowe stanowią poświadczenie prawidłowego wykorzystania zgromadzonych środków i wiarygodności organizacji, dlatego też polecanym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia księgowości biurowi rachunkowemu. Kompleksowa obsługa księgowa zapewni prawidłowość wykonywanych obliczeń, a dodatkowo może wesprzeć dział kadrowo-płacowy czy też pomoże wdrożyć nowoczesne rozwiązania takie jak elektroniczny obieg dokumentów.
Źródło: MDDP Outsourcing – Biuro rachunkowe Warszawa
