Oszczędność czasu, mniejsze koszty, a także wyższe bezpieczeństwo – to główne zalety stosowania elektronicznego obiegu dokumentów na bazie EDI.
Za sprawą komputerów oraz dostępu do sieci przedsiębiorcy mogą prowadzić swoją działalność gospodarczą jeszcze wydajniej. Wsparcie w tym zakresie daje również elektroniczny obieg dokumentów, który wykorzystuje systemy EDI – elektronicznej wymiany danych. Czym dokładnie są systemy EDI oraz elektroniczny obieg dokumentów?
EDI, czyli elektroniczna wymiana danych
EDI to skrót z angielskiego Electronic Data Interchange, co oznacza elektroniczną wymianę danych. Pod tym pojęciem kryje się technologia usprawniająca wymianę danych w formie elektronicznej, odbywającą się między różnymi systemami komputerowymi z użyciem ujednoliconych formatów komunikatów.
Elektroniczna wymiana danych może odbywać się zatem nawet wtedy, gdy firmy korzystają z innych systemów informatycznych – wówczas możliwe jest zastąpienie dokumentów papierowych dokumentami w formie elektronicznej, czyli możliwy jest elektroniczny obieg dokumentów.
Technologia elektronicznej wymiany danych pozwala na wymianę dokumentów takich jak:
- faktury VAT – faktury elektroniczne,
- faktury korygujące,
- duplikaty faktur,
- dokumenty wysyłkowe,
- potwierdzenia zamówień,
- zamówienia,
- i inne.
Elektroniczna wymiana danych niesie ze sobą szereg korzyści. Wśród nich znajdują się między innymi zmniejszenie kosztów stałych, oszczędność czasu związana z wymianą danych, prostsze i szybsze wyszukiwanie ważnych danych, eliminacja błędów w danych czy podwyższenie poziomu bezpieczeństwa dokumentów.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
EDI wspiera elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy różnymi firmami. Wobec tego mogą one jeszcze sprawniej prowadzić swoją działalność niż wtedy, gdy korzystałyby z dokumentów papierowych.
Elektroniczny obieg dokumentów bazuje na ustalonych standardach wiadomości, dlatego EDI jest wtedy swoistego rodzaju pomostem pomiędzy różnymi systemami komputerowymi używanymi w firmach.
Nie ma wtedy potrzeby ręcznego przepisywania danych z dokumentów, ponieważ proces ten odbywa się automatycznie. W efekcie elektroniczny obieg dokumentów prowadzi także do automatyzacji pracy i eliminuje ryzyko błędów w danych.
Jak zacząć stosować elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Aby wdrożyć EDI i zacząć wykorzystywać elektroniczny obieg dokumentów, konieczne jest przeprowadzenie integracji komunikacji pomiędzy systemami komputerowymi używanymi przez partnerów firmy. Efektem jest uzyskanie jednolitych standardów komunikacji leżących u podstaw elektronicznej wymiany danych.
Wdrożeniami EDI w Polsce zajmuje się kilka firm – liderem w branży jest firma Edison, która od ponad 20 lat zajmuje się elektronicznym obiegiem dokumentów w różnych branżach, między innymi motoryzacyjnej, kosmetyczno-farmaceutycznej, w produkcji, handlu.
Zatem EDI oraz elektroniczny obieg dokumentów to sprawdzony wybór dla tych przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić swoją działalność jeszcze wydajniej, wygodniej i bezpieczniej.